Ga naar de inhoud

Van doel naar actieplan

Als het over doelen gaat hoor je vaak dingen als: “Het hebben van een doel is belangrijk” of “je doelen moeten S.M.A.R.T (dat is meetbaar) zijn. Dit is maar een gedeelte van het verhaal. Met alleen een doel ben je er nog niet.

Een doel stel je immers op om het te halen. Maar hoe kom je dan tot een coherent geheel aan actie stappen om een doel te halen? Daar ga ik het in deze blog over hebben.

Je begint inderdaad altijd bij een doel, dat is je compass en een maatstaaf of je een bepaalde prestatie hebt gehaald of een milestone hebt bereikt. Vervolgens koppel meerdere strategieën aan dat doel en voor elke strategie stel je serie aan actie punten op. Vervolgens meet je alles in het process om te kunnen bijsturen.

Als je het in een pyramide zou moeten weergeven kan je de volgende structuur gebruiken.

1. Doel Opzetten

De eerste stap om je doelen te halen is natuurlijk om een helder, meetbaar doel op te stellen. Meetbaar is eigenlijk heel simpel, iets is wel gelukt of niet gelukt  (een marathon lopen), of je kan een bepaalde eenheid eraan knopen. 

Voor afvallen kan dat bijvoorbeeld een broekmaat zijn, een doelgewicht of iets anders waardoor je gemotiveerd wordt. Voor hardlopen kan dat een tijds doel zijn en ga zo maar door.

Bij het opstellen van een doel hoef je nog niet direct te denken aan of het realistisch is en hoe je het gaat halen, je kan altijd nog bijstellen als je later tot andere inzichten komt. Het kan bijvoorbeeld prima zijn dat je toch niet bereid bent om de tijd erin te steken, dan kan je altijd later altijd nog bijsturen.

Is het doel geschikt voor jouw? Een belangrijke maatstaaf is dat je er blij van moet worden als je eraan denkt en mee bezig bent. Enthousiasme – van het griekse enthos, de god van binnen – is een hele mooie indicator.

2. Strategie – Het plan om je doelen te halen

Aan een doel alleen heb je opzich nog niet zo heel veel, want als je een doel hebt moet je natuurlijk ook gewoon nog dingen doen om het doel te halen. Om dat op een gestructureerde manier voor elkaar te krijgen helpt het om uit te zoeken welke puzzelstukken je globaal nodig hebt. Zo’n puzzelstukje is een strategie.

Maar wat is nu dan een strategie? Een strategie is niets anders dan een duur woord voor plan, dit zijn al je praktische keuzes over hoe jij je doel gaat halen.

Door niet direct als een wilde aan de slag te gaan maar nog even na te denken over de strategie weet je zeker dat je op de juiste weg zit!

In het diagram hieronder zie je duidelijk waarom je alle drie de stappen nodig hebt en waarom een combinatie van 2 stappen eigenlijk niet voldoende is.

Als je alleen een doel en strategie hebt, dan onderneem je geen actie dus dan blijf je dromen en kom je nergens. Als je alleen een doel hebt en dagelijkse acties, dan loop je eigenlijk rond als een kip zonder kop. Je kan dan niet goed zien of je je doel aan het halen bent.

Alleen een plan en de bijbehorende dagelijkse actie, is eigenlijk alsof je rondrijdt zonder een adres in je GPS te zetten want je hebt dan niet helder waar je uiteindelijk wil uitkomen en met welke randvoorwaarden.

Maar hoe stel je dan zo’n plan op en wat zijn concrete voorbeelden van strategieën? Dit kan je het beste op de volgende manier doen

  1. Breng de randvoorwaarden in kaart. Dit kan bijvoorbeeld een maximale tijdsinvestering zijn, blessurevrij blijven. Wat er nodig is om zo’n randvoorwaarde te bereiken is een strategie.
  2. Denk na over de “hoe” zonder te veel in details te treden. Een voorbeeld hiervan is als je als bedrijf wil groeien, dan kan je dat bereiken door partnerships aan te gaan met derde partijen. Hoe dit precies in zijn werk gaat en op welke acties hierbij horen vallen niet onder strategie.

Om het maken van strategieën nog wat te verduidelijken heb ik de volgende voorbeelden.

Stel, je doel is het lopen van een marathon onder de 4 uur, dan kunnen je strategieën zijn:

  1. Blessurevrij blijven door voldoende rust te nemen en te trainen in opbouwende intensiteit (een vier-weken cyclus bijvoorbeeld.
  2. Door intervaltrainingen de snelheid verhogen
  3. Een plan klaar hebben voor op de wedstrijddag

Als je doel is om meer gedaan te krijgen op en dag kan je bijvoorbeeld aan het volgende denken

  1. Het maken van grote blokken focus waarin je niet gestoord wordt.
  2. Altijd het probleem achter de vraag achterhalen voordat je bezig gaat, zodat je geen dubbel werk doet.
  3. Het juiste type werk matchen met de energie levels gedurende de dag.

Een strategie ziet er dus al praktischer uit, maar breed genoeg zodat je het nog kan invullen.

3. Dagelijkse / Wekelijkse Taken uitzetten

Nu je weet hoe je te werk gaat om je doelen kan halen, kan je eens gaan kijken WAT je daarvoor kan gaan doen. Dat kan heel simpel zijn en de taken die je daarvoor doet kunnen altijd nog veranderen. In deze stap is het belangrijk dat je de lat niet gelijk te hoog legt en de kleine successen viert.

Dus als je kijkt naar het blessurevrij hardlopen dan kunnen de acties zijn:

  1. Voor het lopen doe ik een paar stretches
  2. Na de tien minuten warm-up doe ik een paar stretches

Voor het houden van focus kun je bijvoorbeeld denken aan:

  1. Laad de telefoon op buiten de slaapkamer en  laat hem tot 12 uur in vliegtuigmodus staan.
  2. Zet alle notificaties uit.
  3. Voordat je de werkdag afsluit, start alvast de programma’s en documenten op die je de volgende dag nodig hebt.

Nu je weet wat je moet doen, is het tijd om jezelf accountable te houden. Doe je ook daadwerkelijk wat je zegt dat je gaat doen?

Het makkelijkst is om het bij te houden in een takenlijst app. Ik gebruik zelf Microsoft Todo, maar het kan elke willekeurige takenlijst app zijn. 

Wat ik fijn vind aan microsoft todo is dat je makkelijk taken toevoegt op elk platform (linux, android, windows etc). Ook kan je makkelijk lijsten aanmaken en herhalende taken werken fijn en intuïtief.

Daarnaast kan je aan het eind van de week het overzicht met voltooide taken openen om te zien wat je allemaal af gekregen hebt en wat niet. Het werkt snel en makkelijk.

  1. Taken ook echt uitvoeren

Dit is misschien wel het aller moeilijkst, maar met een paar kleine tips kan je hier heel makkelijk mee op gang komen. Nu we een takenlijst hebben kunnen we de taken gaan indelen op de dag, maar voordat je dat doet zijn er een aantal handige tips die het gemakkelijker maken.

  1. Perfectie bestaat niet, begin gewoon klein en stuur bij waar nodig
  2. Hou het simpel. Maak naast de ideale versie van de taak ook een kleinere versie die het makkelijker maakt om te beginnen. Schrijf je een blog post? dan kan het zo simpel zijn als het schrijven van 20 woorden.
  3. Voel je succesvol wanneer je de kleine variant gedaan hebt. Als je dat volhoudt dan gaat het in de toekomst alleen maar makkelijker. De kleine successen tellen ook, zelfs al schrijf je maar 20 woorden per dag, dan kom je aan het eind van de maand alsnog bij een kleine blogpost uit.
  4. Consistentie is belangrijker dan hoeveelheid
  5. Koppel je starter stap aan een andere actie. Mijn zaterdag hardloop routine bijvoorbeeld is makkelijk. Nadat ik opsta eet ik direct mijn ontbijt, nadat ik mijn ontbijt wegzet trek ik alvast mijn hardloopschoenen en hardloopkleding aan terwijl het eten zakt. Nadat mijn eten gezakt is, ga ik de deur uit. Met een ketting van ‘na dit dan dat’ maak je het jezelf erg makkelijk.
  6. Evalueren en bijsturen

De echte wereld is natuurlijk nooit perfect en plannen veranderen al snel. Dat is niet erg, wel is het belangrijk om bewust te zijn dat het gebeurt, wanneer het gebeurt en hoe je de dingen anders kan doen.

Hierbij komt je administratie en reflectie om de hoek kijken. De vragen die om te beantwoorden hiervoor zijn

  1. Heb je alle acties van het actieplan uitgevoerd? 
  2. Verandert een actie de andere meetwaarden? (het is wel van belang om lang genoeg de acties geprobeerd te hebben) 

Als je moeite hebt met het uitvoeren van de dagelijkse acties, kan je op een paar manieren bijsturen:

  • Je kan een ander moment voor de actie kiezen.
  • Je kan de actie terugschalen en een kleinere variant nemen.
  • Iemand anders kan de actie uitvoeren indien mogelijk
  • De taak hoeft misschien ook helemaal niet uitgevoerd te worden, maar een alternatieve variant.

Een andere mogelijkheid is dat je wel netjes al je taken uitvoert, maar de meetwaarden veranderen niet, dan is het raadzaam om na te gaan of de strategie werkt en of de uitgezetten taken wel goed bijdragen aan de strategie. Ook hier is het van belang om het een eerlijke kans te geven en niet te snel op tegeven

Samengevat in een flow diagram ziet dit process er ongeveer zo uit.

Zelf pak ik een vast moment voor deze evaluatie. Dat is bijna altijd op zondag nadat ik terug kom van mijn duurrit op de fiets.

Vind je het lastig om zelf op deze manier aan de slag te gaan? Dan kan je altijd hulp inschakelen van iemand van iemand die het doel wat jij gehaald heeft al een keer gedaan heeft en dus weet hoe je het moet aanpakken. Met de kennis in deze blogpost kun je de drie verschillende levels dan ook makkelijk terug zien en kan je er meer vertrouwen in hebben dat het plan goed in elkaar steekt en dat je komt waar je wil komen.