Heb je het idee dat je altijd tijd tekort komt ? Dat er altijd meer dingen te doen zijn dan dat er tijd is? Iedereen heeft dezelfde 168 uur per week. Na aftrek van de verplichte zaken, slaap, eten, klusjes blijft er nog meer dan genoeg tijd over.
Waarom je tijd bijhouden?
Het lijkt misschien een grote last en moeilijk en veel energie te kosten, maar het tracken van je tijd heeft veel voordelen. Het valt eigenlijk ook wel mee hoeveel tijd het kost. Waarom het lastig lijkt, is omdat het mentaal wat zwaarder is als je ziet waar je je tijd aan verspilt en je (onbewust) keuzes gaat maken waar je je tijd aan besteed.
Overtuigd? Ik heb een template gemaakt waarin je makkelijk je tijd kan tracken gedurende de week in intervallen van een half uur.
Templates of in een notitieboekje ?
Er zijn een aantal templates die je kan gebruiken, zowel digitaal als uitprintbaar. Zelf vind ik het makkelijkst om met pen en papier te werken. Met een standaard A5 notitieboek (met ongeveer 20 regels kom je een heel eind.
Dit werkt heel simpel, zodra je aan de werk dag begint, schrijf je het uur in de linker kolom (09:00 bijvoorbeeld), dan verdeel je de rest van de pagina in blokken van 30 minuten. Ik doe dat door in de bovenste regel :00 en :30 neer te zetten.
Aan het begin van elk uur schrijf je op wat je gedaan hebt of wat je gaat doen. Zo zet je ook gelijk de intentie voor de rest van het uur / half uur.
Is ben en papier niet echt jouw ding? Je kan het ook in een excelletje bijhouden of google sheets. Dit heeft als voordeel dat je gemakkelijk een hele week in een scheet kan bijhouden. Zo kan je aan het eind van de week snel zien wat goed ging en wat minder.
Om het uit te proberen, zou ik wel aanraden om een notitieboekje of uitgeprint template te gebruiken, zodat het top of mind blijft.
Track je tijd op de juiste manier
Ik snap het, het kan overkill lijken om alles bij te houden wat je doet, maar als je het een kans geeft dan merk je dat het best wel mee valt. Het levert wel een heel aantal voordelen op en eigenlijk valt het wel mee als je je worksheet of notitieboekje netjes mee neemt.
De truuk is om het vooral niet te serieus te maken. Mis je een keer een dag? Geen probleem. Mis je een paar uur, geen probleem!
Wat je invult is ook niet goed of fout, het is een tool om bewuster te worden waar je je tijd aan besteed. Als je bijvoorbeeld moeite hebt om aan een stuk door te werken, dan kan dat een symptoom zijn van iets anders, te weinig energie, post-lunch crash, etc. Daar is waar het hulpmiddel time tracking mee kan helpen.
Kies daarom ook vooral je eigen detailniveau. Het kan zo simpel zijn als een project, een tijd blok of een lang durende taak.
Interpreteer de resultaten.
Meten is weten, bijsturen is het beste.
De laatste stap is om de in de resultaten interpreteren. Zitten er veel gaten in je schema? Werken met veel druk of stress? Dit zijn zaken die je allemaal zo gaan terug zien je tijdlog.
Verder kan je nog zien of je ook daadwerkelijk de dingen gedaan hebt waarvan je aan het begin zei dat je ze ging doen. Is dit niet het geval? Dan moet je je Focus scherper hebben.
Een ander voorbeeld waar je naar kan kijken Ierse wanneer je het meeste tijd spendeert aan je doelpunt. Het kan zijn dat je echt super productief bent in de ochtend, maar dat je in de middag afgezwakt. Wat je dit in je schema terug ziet dan kan je hier rekening mee houden door de moeilijkste dingen, die het meeste denkwerk vereisen, in de ochtend in te plannen.
Dit soort zaken komen allemaal naar boven als je je tijd in de schema gaat bijhouden, en het stelt je in staat om de zaken die deze week niet lekker gingen de volgende week te verbeteren.
Een aantal vragen die je jezelf daarbij kan stellen zijn
- Heb je veel gaten in de tijd log? Werk je met veel druk of stress?
- Veel randzaken opgeschreven ? Heb je je prioriteiten of doelen duidelijk?
- Moeite om te beginnen ?
- Zijn de taken op je master to-do lijst af ? Moet je de tijd anders alloceren ?
Bonus: Leer wat je automatisch kan tracken
Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk(er) kan?
Het voordeel van handmatige dingen bijhouden is dat je er een stuk bewuster mee bezig gaat. Dit levert echter ook een drempel op, waardoor het juist moeilijker kan zijn om jou te beginnen of je mee door te gaan. Je moet namelijk er wel aan denken om je notitieboekje mee te nemen of je app te openen.
Maar wees niet bang om me mocht je dit moeilijk vinden zijn ook automatische hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen kun je installeren in je browser, telefoon en laptop,
Een voorbeeld van zo’n applicatie is rescuetime. Deze applicatie houdt automatisch bij welke programma’s openstaan, en naar welke websites je surft.
Vervolgens worden deze website zijn applicaties gecategoriseerd in ofwel productief of wel niet productief.
Hiervan krijg je automatisch elke week of elke maand een rapportage binnen. Zo zie je direct hoeveel uur je op Facebook hebt gezeten en hoeveel uur je de tekst editor open hebt gehad.