Laatst gaf ik met het werk een workshop over bedrijfsprocessen en waarom alles niet zo loopt als dat je graag zou willen, een kernonderdeel van Shapeup, de methodologie die we gebruiken
We hebben het volgende gedaan:
- Onderzocht welke processen het belangrijkst zijn voor winstgevendheid.
- In kaart gebracht waarom ze niet soepel lopen.
- Oplossingen verzonnen om de oorzaken weg te nemen.
Het was verbazingwekkend hoe effectief dit is, we zijn er opvolging aan het geven en je ziet nu al de resultaten.
“Toen bedacht ik me: dit kun je natuurlijk ook privé toepassen. Daar heb je ook allerlei taken en processen die niet altijd soepel verlopen.”
Meer doen is niet altijd de oplossing
| De handrem eraf is effectiever dan meer gas geven.
Soms lijkt de oplossing om meer gedaan te dragen, harder proberen en meer doen. Ik heb hier zelf veel last van, maar ik wil je aan de hand van een analogie laten zien dat dit niet altijd werkt.
Misschien ken je dit, je rijdt weg in de auto en je merkt dat je veel meer gas moet geven dan je verwacht, het geluid klinkt raar en je vertraagt direct als je je voet optilt van het gas.
Dan kom je erachter dat je handrem er nog opstaat. Je druk de handrem omlaag en alles gaat weer makkelijk en zoals het hoort. Je vliegt! Meer gas was niet de oplossing, maar de frictie van de handrem wegnemen was de oplossing.
Dit principe kan je op van alles toepassen:
- Je huishouden
- Je hardloop training
- Het gehaast in de ochtend als je naar je werk gaat.
Op veel van wat je doet, heb je allemaal kleine handremmen zitten.
De handrem maakt alles stuk
Maar waarom is blijven rijden met een handrem erop een probleem?
Omdat alles uit elkaar valt als je door blijft rijden. Je verbruikt meer benzine, je koppeling gaat naar zijn grootje en rijden is geen leuke bezigheid meer.
Maar hoe haal je effectief dan de handrem eraf?
Stap 0. Kies een thema’s of een doel
Het is het makkelijkst om met ‘een thema of doel te beginnen. Dit kunnen van allerlei thema’s zijn, denk bijvoorbeeld aan:
- Je werk
- Je huishouden
- Alles om en rondom je hardlooptraining.
Stap 1. De problemen brainstormen
Het idee nu is om te brainstormen wat allemaal beter kan. Met het hardlopen kan het bijvoorbeeld zijn dat
- Het lang duurt om de deur uit te komen
- Dat je vaak geen zin hebt
- Vaak last van je maag
Met je werk kan je denken aan:
- Dat je niet weet waar je moet beginnen
- Dat je vergeet om opvolging te geven aan taken
- Moeite hebt met het overbrengen van een verhaal.
Het belangrijkste van een brainstorm is er zijn geen foute antwoorden. Deze brainstorm kan je ook in groepsverband doen.
Stap 2. Bepaal de top 3.
Je kan niet alles tegelijk oplossen, daarom is het goed om een top drie te kiezen om mee aan de slag te gaan.
Hoe kies je die top 3? Dat kan op verschillende manieren. Voor die themadag op het werk hebben we de bijdrage aan de winstgevendheid genomen als bepalende factor genomen.
Maar je kan van alles nemen wat voor jouw belangrijk is. Je kan ook als besslissende factore nemen wat bijdraagt aan je gezondheid, fitheid, een promotie op het werk of een ander doel.
Stap 3. Krachtenveldanalyse
Nu gaan we de top 3, 1 voor 1 onder de loep nemen.
Schrijf het probleem op het midden van een a4tje en trek een lijn.
- Links – Alles wat positief bijdraagt plus de impact van 1 tot 5.
- Rechts – Alle drempels die tegenwerken
Zo simpel kan het zijn.
Stap 4. Drempels wegnemen
De derde stap duurde in de workshop eigenlijk het langst. Deze is het belangrijkst.
Wat we nu gaan doen is brainstormen hoe je die drempels kan wegnemen.
Er zijn een aantal terugkerende patronen die hierbij kunnen helpen, maar dit mag alles zijn. Zelf zie ik het als een experiment als iets niet werkt dan is dat ook prima, maar dan is het gewoon het volgende experimentje proberen.
Als gedachten starter kan aan de volgende acties denken om drempels weg te nemen
Toegang
| Maak het gedrag wat je wil zien, de makkelijkste optie.
Soms kan het extreem effectief zijn om jezelf toegang te ontnemen om bepaalde acties uit te voeren. Als een drempel voor afvallen bijvoorbeeld de snoepautomaat is op het werk, kan je je pinpas thuis laten.
Dan kan je fysiek gewoon niet in die automaat grabbelen. En zo zijn er tal van dingen te verzinnen.
Soms wil je juist wel toegang hebben. Wanneer ik wil hardlopen of fietsen op zondag is de winkel pas om 12 u open. Als ik dat nog ontbijt nodig heb wordt het pas heel laat. Daar zit ik niet op te wachten dus ga ik voor een ongezonde optie van de pomp.
Door alles in huis te hebben wat je nodig hebt, juist op de momenten dat het druk is, maak je de optie die je wil het makkelijkst. Dus neem je de drempel weg.
Nieuwe Tiny Habits
| Een Tiny Habit maakt het makkelijk om te beginnen.
Je kan ook een Tiny Habit gebruiken. Een tiny habit bestaat uit:
- Een trigger.
- Een kleine actie.
- Een beloning.
De trigger kan zo simpel zijn als na het tandenpoetsen of na het handen wassen. Het gedrag kan dan bijvoorbeeld zijn ‘ik doe 2 pushups’ en de beloning is even stil staan dat je op weg bent om een ‘nieuwe jij’ te bouwen.
Wat een tiny habit vooral doet is dat de focus op een eind resultaat wat mischien nog ver ver weg is, opbreekt in een kleine stap die je nu kan doen.
Spullen kopen / Wegdoen
Sommige spullen maken je leven gewoon een stuk makkelijker. Een voorbeeld is mijn instant pot. In 10 minuten een lekkere maaltijd op tafel verandert je leven, zeker als je een druk leven hebt. De instantie doet dit voor mij.
Dit soort spullen kopen of juist wegdoen kan drempel verlagend werken.
Conclusie
Lang verhaal kort, als je drempels wegneemt, wordt alles makkelijker. Het loont om af en toe even stil te staan bij hoe je dingen aanpakt en doet