Naar de inhoud springen

Optimaal gebruik maken van je tijd

Singletasking is niet beter dan multitasking! Tenminste, niet in elke situatie. Soms is het een super effectief middel om veel gedaan te krijgen.

Onderaan de streep wil iedereen optimaal gebruik maken van de tijd dat je hier op deze planeet bent.

Hoe kun je dit nu effectief doen? In het kort komt het neer op:

  1. Kies bewust wat je wil doen. Of dit nu ontspannen is of dat je veel werk gedaan wil krijgen dat er toe doet.
  2. Multitask wanneer dat kan – Zo sta ik twee keer per dag met het tandenpoetsen op een handig om tegelijkertijd mijn balans oefeningen te doen.
  3. Stop met wachten. Plan wat je kan doen wanneer je tijd tussen twee activiteiten hebt.

Waarom je tijd optimaal benutten?

Je staat er versteld van hoeveel tijd je op een dag verspild. In elke categorie, werk, ontspanning, huishouden en ga zo maar door. Wanneer verspil je eigenlijk tijd? Wanneer je onbewust met iets anders bezig bent dan je eigenlijk wil.

En dat is volgens jouw eigen maatstaf, niet meer, niet minder. Het maakt niet uit wat de maatschappij vindt wat je zou moeten doen of je ouders. Het gaat erom wat jouw keuzes zijn en wat jij belangrijk vindt.

Wil je productief zijn en een resultaat behalen, dan is het scrollen op Instagram een verspilling. Wil je ontspannen, maar ben je na het bingen op netflix eigenlijk nog steeds niet ontspannen?
Dan is dat ook een verspilling van je tijd.

Waar het eigenlijk dus op neer komt zijn bewuste keuzes! Wat doe je en waarom doe je dat.

Bewuste keuzes

Bij een bewuste keuze staan eigenlijk drie vragen centraal:

  1. Wat wil ik bereiken?
  2. Levert deze activiteit mij dit op?
  3. Is het vol te houden (wil ik dit echt)?

Door jezelf regelmatig de bovenstaande vragen te stellen weet je altijd of je naar een bepaald resultaat toe werkt, of dat je moet bijsturen.

Hefboom

Nadat je weet hoe je een bewuste keuze maakt. Kan je all-in op die prioriteiten gaan. Door slim te multitasken en dode momenten in te vullen kan je effectief hetgeen wat je gedaan krijgt verdubbelen. Je krijgt ofwel gratis extra output, ofwel extra rust.

Leren om met weerstand om te gaan

Er rust vaak een stigma op het zo veel mogelijk gedaan krijgen. Ontspanning en inspanning zouden verschillend zijn. Door te experimenteren hoe je zoveel mogelijk gedaan krijgt op dode momenten, leer je ook op de “zwaarte” die op werk rust weg te halen.

Aan het einde van de dag is alles namelijk een actie en het enige verschil is de waarde die je er zelf aan koppelt.

Daarom is alles spel, niks is werk!

Hoe benut je je tijd optimaal?

Er zijn eigenlijk drie concepten die je moet verkennen om optimaal gebruik te maken van je tijd:

  1. Het juiste doen – als je niet doet wat je wil doen of moet doen voor een bepaald resultaat, dan is dat geen effectief gebruik van je tijd.
  2. Multitasking – Meer gedaan krijgen voor dezelfde tijdsinvestering. Let op! Multitasking is niet voor elke situatie geschikt
  3. Stoppen met wachten – Wachten is vaak onnodig en er zijn tal van dingen die je in de plaats daarvan kan doen. Het vereist alleen wat slimme planning.

Het juiste doen

Je kan heel druk zijn, maar wanneer je de dingen die je doet niet bijdragen aan een resultaat, dan werk je eigenlijk voor niets (niet helemaal waar), maar wel in termen van het resultaat wat je wil hebben.

Stap 1: Zorg voor 1 prioriteit

Prioriteit is enkelvoud! Je kan niet effectief zijn als je 6 of 7 verschillende projecten hebt lopen.

Om de waarde van een project te verzilveren moet je de mogelijkheid hebben om genoeg (meer is beter) tijd en resources te kunnen alloceren aan dat project.

Een zware bal die eenmaal rolt, blijft rollen! Maar daarvoor moet die bal wel eerst over het kritieke punt heen komen.

Daarom is het hebben van een prioriteit zo belangrijk.

Kan je de onderstaande vragen met ja beantwoorden? Dan heb jij je prioriteit in orde:

  1. Ik stop elke dag minstens x uur in dit project.
  2. Ik heb te allen tijde helder wat de volgende stap is die ik moet ondernemen.
  3. Ik heb een meetbaar resultaat.
  4. Elke maand (liever nog elke week) neemt dit meetbare resultaat toe in waarde

Stap 2. Welke acties dragen direct bij aan resultaat

Meestal is het wel duidelijk welke acties en taken je moet doen. Het probleem is dat we hier niet op doorpakken. Gelukkig zijn er wel indicatoren die je kan gebruiken om te beoordelen over hoe belangrijk een taak waarschijnlijk is. Je kan die indicator dan koppelen aan de gedachte “ik moet dit waarschijnlijk doen”.

Je eigen gevoel is een belangrijke:

  1. Heb je er geen zin in? Dan is dit waarschijnlijk een belangrijke taak
  2. Voelt het saai aan? Dan is dit iets wat je waarschijnlijk moet doen.

Welke taken kan je het beste overslaan?

  1. Zaken die je kan uitbesteden. Misschien heb je hier nog niet direct budget voor, maar op termijn wel iets om aan te denken.
  2. Het is leuk om te hebben. Een nieuw logo of nieuwe huisstijl is zelden nodig om meer winst te draaien.
  3. De laatste 20%. De laatste 20% kost 80% van de moeite. Het is zelden nodig om iets zo perfect te krijgen. Of het nu een nieuw product is, of het opgeruimd en netjes houden van je huis.

Stap 3. Plan de acties elke dag in.

Nadat je duidelijk hebt wat je nummer 1 prioriteit is, kan je aan de slag gaan met je dag planning.

De dag is een hele nuttige eenheid van tijd, want hierin gebeurt alles. Wanneer je iets naar morgen schuift, heeft het de neiging om niet te gebeuren.

Voor deze dag planning kan je de
Ivy Lee Techniek Die zorgt dat alles in volgorde gebeurt

Nu je een idee hebt van wat je kan doen om optimaal van je tijd gebruik te maken, kunnen we naar de HOE gaan.

Multitasking

Multitasking, Bah! Wat een vies woord. Er is zelden zo’n polariserende term op het internet te vinden als multitasking.

De een leeft erbij, de ander zweert het af. Zelf zie ik het meer als een middel dat je kan gebruiken bij bepaalde situaties.

Multitasken op de auto piloot

Multitasken leent zich uitermate voor acties die je op de automatische piloot uitvoert. Ook de korte kleine acties zoals de twee keer per dag de drie minuten dat je je tanden poetst.

Rekenvoorbeeld:

  • Ik doe 2 keer per dag, 3 minuten mijn sport oefeningen tijdens het tandenpoetsen. Ik moet hierbij met 1 been op een handdoek staan voor mijn balans.
  • Dat is 2×3=6 minuten training per dag.
  • Dat is 6×7=42 minuten per week.
  • 42*4=168 minuten (2,8 uur) per maand
  • En maar liefst 2184 minuten (36,4 uur) per jaar.

Dat is extra training en alle resultaten die daarbij horen, zonder dat je extra tijd kwijt bent. Hoe krachtig is dat!

Dat is een voorbeeld van een enorme tijdwinst met slechts 2 keer 3 minuten per dag. Hoeveel andere activiteiten doe je op de autopiloot die je kan combineren.

Nog een aantal voorbeelden van acties die je kan combineren, terwijl je op de automatische piloot bezig bent:

  1. Huishouden. Opruimen etc. In deze tijd kan je bijvoorbeeld podcasts luisteren (hou altijd een notitieboekje bij de hand)
  2. Woon – werk verkeer. Deze tijd kan je gebruiken voor visualisatie. Neem de presentatie in je hoofd door, of maak alvast een “gameplan” voor de dag
  3. Ontbijt, lunch en avondeten. In plaats van met de telefoon te spelen kan je stukje mindfullness oefenen. Focus je alleen op het eten. Train je singletasking (eigenlijk is het dus multitasking, eten en trainen maar vooruit)
  4. Leer en leg uit. Wanneer je bezig bent om iets te leren voor school of het werk, schrijf er een blogpost over of leg het uit op video. Je hoeft het niet eens te publiceren. Niet alleen leer je er zelf van, waarschijnlijk heeft iemand anders er ook nog wat aan. Dit is ook de reden waarom ik deze blog begonnen ben.

Maak NU nog een lijst voor jezelf. Koppel deze lijst aan acties die je zou kunnen doen.

“Wachten” Invullen

Je hele leven bestaat uit jezelf verplaatsen van de ene ruimte naar een andere ruimte om daar vervolgens iets te gaan doen.

Wachten hoort hier helaas ook vaak ook bij. Gelukkig hoeft dat geen dode tijd te zijn.

Hier een aantal voorbeelden van activiteiten die je kan doen als je ergens te vroeg bent.

  1. Maak een wandeling. Wanneer ik tien minuten te vroeg ben, dan maak ik vaak even een wandeling. 5 minuten de ene kant op 5 minuten weer terug. Goed voor die 10.000 dagelijkse stappen!
  2. Blog schrijven op de telefoon. Je kan altijd je telefoon erbij pakken om productief te zijn.
  3. Mailtjes sturen
  4. Lees een boek. Neem een boek, telefoon of e-reader mee en lees een paar pagina’s van je favoriete boek
  5. Visualiseren. Mocht je niks bij hebben, dan kan je altijd gebruik maken van je hersens. Neem nog even de theorie door, visualiseer die nieuwe beweging voor je sport of doe wat mindfullness oefeningen.

Middelen en structuren

Om je tijd maximaal te gebruiken is het belangrijk dat je een plan hebt. Daar horen een aantal middelen en structuren bij.

Eigenlijk heb je drie functies nodig:

  1. Doelen. Wat wil ik bereiken en waarom?
  2. Plan. Iedereen heeft een master plan nodig. Een recept voor een maaltijd is een plan, je dagplanning is een plan en zelfs het onderhoudsschema van je auto is een plan. Een plan is niets anders dan een lijst met “wat ga ik doen en op welke manier”.
  3. Evaluatie. Om te bepalen of je plan geslaagd is, zul je moeten evalueren. Kon je je aan je plan houden? Zorgde het plan ervoor dat je het beoogde resultaat behaalde? Lees hier hoe je een structurele reflectie kan opzetten, op een simpele manier.

Zelf heb ik alle functies in mijn “Second Brain” systeem. Een structuur die ik zelf gemaakt heb in de tool Obsidian.

Second Brain

Zelf gebruik ik hier en Obsidian vault voor. Dat is een verzameling aan text bestanden (MarkDown) waarin ik o.a. de mogelijkheid heb om te taggen en te zoeken. Verder biedt het tal van mogelijkheden door uitbreidingen.

Andere opties zijn Notion, Evernote of OneNote. Het hangt een beetje af van je persoonlijke voorkeuren.

Je mobiel – ongelimiteerde productiviteit

De mobiele telefoon is een superhandig hulpmiddel. Wanneer je hier mee leert omgaan (en je niet alleen maar laat afleiden), kan je eigenlijk alle stappen in deze blogpost uitvoeren!

Het stelt je instaat om overal, waar je maar bent, aan de slag te gaan met je activiteiten.

Dit kan op allerlei manieren:

  • Mailtjes sturen
  • Twitteren
  • Nieuwsberichten opstellen
  • Content schrijven.

Om dit een beetje effectief te doen heb ik de volgende tips voor je:

  1. Plan van tevoren wat je gaat doen. Het helpt om een plan te hebben wat je in welke situatie kan doen. In de stiltecoup√© in de trein kan je niet echt video’s opnemen. Wel kan je een boeken lezen of wat schrijven.
  2. Verwijder alle apps waarmee je tijd verspild (of haal ze in ieder geval uit het zicht).
  3. Zet alle apps waarmee je produceert op je homescreen. Dit kan van alles zijn: Twitter, Canva, PowerPoint, Google Docs of zoals ik zelf heb Obsidian.

Dit kan je vandaag doen

In deze blog staat heel veel informatie, maar als je dat niet toepast, had je dit net zo goed niet kunnen lezen.

Daarom heb ik wat starter stappen voor je:

  1. Gebruik de Ivy Lee methode om je dag te plannen
  2. Maak een lijst van momenten op de dag dat je aan het wachten bent.
  3. Maak een lijst van momenten op de automatische piloot.
  4. Koppel de acties op die lijst aan activiteiten die resultaat op leveren
  5. Vind je het lastig om direct een actie te verzinnen, kan je altijd nog visualisatie en mentale voorbereiding technieken gebruiken.

Vraag & Antwoord

Maar is singletasking of monotasking niet beter dan multitasking?

Nee! Dat hangt er dus vanaf. Het gaat eigenlijk om twee zaken. Het gaat om wat je traint en welk resultaat je krijgt.

Wanneer je nog genoeg taken met focus blijft doen, blijf je alsnog trainen om je focus te gebruiken. Door slim te multitasking kan je je resultaat verdubbelen.

Is niks doen slecht dan?

Nee, natuurlijk niet! Maar waarom heb je behoefte aan niks doen? Voor ontspanning of herstel? Is het bingen van series of het maximaal gamen echt ontspannend? Hoe voel je je daarna?

Het gaat erom dat je bewust bent van wat je wil en van wat je nodig hebt. Krijg je hetgeen wat je wil van de activiteiten die je doet?