Naar de inhoud springen

De Ivy Lee Methode: Je Dag Doelgericht Plannen

Er zijn veel complexe taak en tijd managementsystemen, maar simpel is altijd het beste. Daarom is de Ivy Lee methode ontwikkeld. In de basis is het een geprioriteerde lijst van 6 taken die je op een dag wil bereiken. Je begint bij nummer 1 en je mag pas aan taak nummer 2 beginnen als taak nummer 1 volledig afgerond is.

Deze simpele techniek leidt tot extreme focus, en een resultaatgerichte werkwijze.

Het klinkt heel simpel maar er zijn een aantal kanttekeningen. Hoe werkt dit bijvoorbeeld wanneer je meerdere projecten hebt. Blijf verder lezen en kom erachter.

Wat is de Ivy Lee Methode

De volledige Ivy Lee methode is in een zestal stappen te beschrijven:

  1. Aan het eind van de werkdag, schrijf 6 taken op die je gedaan wil krijgen
  2. Orden deze lijst in volgorde van wat echt het belangrijkst is
  3. Werk alleen aan de eerste taak totdat die klaar is, ga dan pas door naar de volgende
  4. Volg de rest van de lijst op dezelfde manier
  5. Aan het einde van de dag herhaal je hetzelfde process. Taken die nog steeds belangrijk zijn gaan naar de volgende dag, en wederom, prioriteer alles op basis van wat het meest belangrijk is
  6. Brandende rest van de lijst op dezelfde manier, alles wat aan het eind van de dag niet gedaan is wordt opnieuw geëvalueerd en toegevoegd aan de volgende dag indien nog relevant.

Waarom is dit zo effectief

Dat de Ivy Lee method zo effectief ist staat vast. In 1918, kreeg meneer Lee een opdracht om het personeel van een staalmagnaat productiever te maken. Dit deed hij door de bovenstaande methode uit te leggen aan de leidinggevende. Hij was hier slechts 15 minuten per persoon aan kwijt.

Zijn vergoeding? Niks, maar als het effectief is dan kan je over maken wat het je waard is, was zijn gage. Zoveel vertrouwen heeft hij in deze methode

Meneer Lee heeft uiteindelijk $25.000 gestort gekregen (vandaag de dag is dat hetzelfde als $400.000).

De multitasking mythe

Multitasking is ooit als de heilige Graal benoemd. Voor sommige mensen werkt dit, maar het heeft best wel wat nadelen. Het grootste nadeel is dat het lastig is om Focus te houden en ook dat werkelijk dingen af te ronde.

Net als in de verbouwing, maak je wel voortgang op de klusjes, maar je hele huis blijft in de steigers staan. Je levert dus eigenlijk niks op. En laat een oplevering nou net het belangrijkste zijn. Je kan dan namelijk de waarde die je klaar hebt los verzilveren. Het wordt dan ook makkelijker om bijvoorbeeld feedback te vragen.

Doordat je dingen afmaakt, is het ook makkelijker om door te gaan doordat het motiverend werkt.

Je doel is vooraf duidelijk

Een andere reden waarom de Ivy Lee methode zo effectief is, is dat je vooraf een duidelijk doel hebt. Wanneer je aan je werkdag begint, weet je direct wat de eerste taak is en wat de kleinste stap is om daarmee te beginnen.

Geen open einden

Iets wat enorm veel stress oplevert is wanneer teveel dingen tegelijk openstaan. Door de Ivy Lee methode te gebruiken, voorkom je dit. Je kan namelijk pas aan het volgende beginnen als het voorgaande af is.

Zelfs wanneer je wat grotere taken onder je hoede hebt werkt dit. Je kan de grote zaken gewoon splitsen en weer apart op de lijst zetten en rangschikken. Hierdoor zijn de kleine weer makkelijk af te ronden en blijf je niet zitten met enorm veel dingen die nog gedaan moeten worden.

Er komt alweer cognitieve ruimte beschikbaar om het volgende met 100% focus op te pakken. Een enorm krachtige methode om taken af te maken op tijd bij te sturen en overbodig werk vroegtijdig te signaleren.

Hoe prioritiseer je de to-do lijst of actielijst

Het rangschikken van wat je gaat doen is een kunst opzich. Moet je iets überhaupt doen? Een hele goede vraag, veel taken op je to-do lijstje zijn namelijk helemaal niet urgent en ook niet belangrijk.

Het liefst doe je alleen acties die direct bijdragen aan je doel (wat vaak op langere termijn speelt). Het is hierbij wel zaak om de brandjes in gedachten te houden (urgent en belangrijk).

Vaak zijn er ook acties waaruit nieuw inzicht volgt, waardoor misschien de rest wel overbodig wordt. Inventariseer dit en begin hier mee.

Wat is echt het meest belangrijk

Het kan lastig zijn om echt uit te vinden wat nu echt belangrijk is. Sommige taken lijken urgent of ze lijken belangrijk maar zijn ze dit ook daadwerkelijk?

Het allerbelangrijkste is dat een taak bijdraagt aan een einddoel. Dit einddoel zou binnen 1 a 2 weken te verzilveren moeten zijn.

Het kan prima zijn dat zo’n einddoel bijdraagt aan een groter overkoepelend doel, maar door ook de tussenstappen klein te houden en weet je zeker dat je vooruitgang maakt.

Stop wanneer het goed genoeg is

Veel mensen, waaronder ikzelf ook, hebben de neiging om de boel te optimaliseren. Maar de dingen hoeven echt niet perfect te zijn voordat je het door anderen laat lezen, of voordat je het blootgesteld aan de markt. Het allerbelangrijkst is om zo snel mogelijk uit je eigen bubbel te komen en hetgeen wat je gedaan het test

Het is veel beter om iets wat misschien nog niet helemaal perfect is aan andere te laten zien. Zo weet je dat je op de goede weg bent, voordat je er meer tijd in gaat steken. Misschien is het wel beter om opnieuw te beginnen of heel iets anders te doen.

Dit is fijner om gewoon zo snel mogelijk te weten te komen.

Gooi op tijd het roer om

Een onderdeel van productief en efficiënt zijn, is ook om op tijd het roer te durven omgooien. Zelfs al heb je er misschien veel tijd ingestoken.

Wanneer het doel verandert, dan moet jouw takenlijst dit reflecteren. Het doet er dan niet toe dat je er al veel tijd en moeite in hebt gestoken. Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.

De Ivy Lee methode laat hier genoeg ruimte voor over. Het moedigt dit bijsturen zelfs aan!

Doordat je elke dag je taken opnieuw moet prioriteren, zorg je er ook voor dat je op tijd kan bijsturen. De maximale dwaling is dan een dag.

Is een taak daadwerkelijk uit te voeren binnen een dag?

Een veel voorkomend struikelblok is dat een taak op je takenlijst te groot is. Wanneer iets niet in één dag af te ronden is, dan is het gewoon te groot. Vaak kan je dat op breken in kleinere stappen.

Deze kleine stappen vallen dan wel op te pakken en af te ronden of over te slaan.

Door meer kleine stappen te voltooien en stil te staan bij het succes krijg je meer zelfvertrouwen. De afspraken die je met jezelf komt je steeds weer na. Hierdoor bewijs je voor jezelf dat zelfs de grootste doelen op te breken zijn in kleinere subdoelen. En dat als je die kleine subdoelen haalt, haal je uiteindelijk ook die grote einddoelen.

Je krijgt dan dus vertrouwen in het process!

Gebruiken om te reflecteren

De Ivy Lee methode is ook enorm geschikt om te reflecteren. Draagt hetgeen wat je doet ook bij aan de resultaten die je verwacht?

Om dit te kunnen doen, heb je echter wel meetbare doelen nodig. Zo kan je zien of de sub stappen die bij dat met meetbare doel horen misschien te moeilijk waren? Of was er misschien iets anders aan de hand waarom niet het gewenste resultaat volgt?

Je hebt per dag een indicatie of je doel te groot is, of dat je gewoon niet genoeg tijd gealloceerd hebt. Door een kleine periode van een dag zie je direct waarom iets niet lukt en dat je geen voortgang maakt. Of juist wel natuurlijk.

Nuances en Tips

Het beste is om gewoon zelf met de Ivy Lee methode aan de slag te gaan, dan loop je vanzelf tegen een aantal uitdagingen aan.

De meest voorkomende heb ik op een rijtje gezet voor je, dus voeg deze blog snel toe aan de favoriete om er later op terug te komen.

Week doelen

Bij de Ivy League methode is het belangrijk om het grote plaatje duidelijk te hebben. Hierbij kunnen week-doelen een grote rol spelen.

Door een weekdoel op te stellen, weet je zeker dat de dagelijkse acties bijdragen aan het eind resultaat. Zo kan je continu blijven testen of je to do list ook echt resultaten oplevert, of dat het je alleen bezighoudt. Bijsturen wanneer nodig is dan ook gelijk een stuk makkelijker

Grote taken opbreken

Het probleem van grote taken of doelen is dat het lastig is om uit te zoeken waar te beginnen. Het is vaak zo ver weg dat het lastig is om te te zien dat je vooruitgang maakt. Niet echt motiverend/

Probeer dus een grote taak op te breken in kleinere taken. Je kan zelfs nog een stap verder gaan door de kleine taken op te breken in starten stappen. Starter stappen zijn stappen die de weerstand om te beginnen weg nemen.

Zo kan je bijvoorbeeld het schrijven van je afstudeerscriptie opbreken in:

  1. Een outline maken
  2. De outline opbreken in kopjes en paragrafen

Als start stap kan je dan nemen

  1. Slinger Microsoft Word aan.
  2. Schrijf een zin.

En ander voorbeeld is dat ik laatst nieuwe inkt nodig had. De starter stap kan dan zijn, zoek uit welk printer model je hebt. De volgende stappen gaan dan automatisch, want je bent toch al bezig.

Je leidt eigenlijk je brein om de tuin door makkelijk te beginnen en het momentum neemt dan uiteindelijk over.

Vraag je af of het bijdraagt aan het doel

Efficiënt werken alleen is niet genoeg. Je kan jezelf heel efficiënt een slag in de rondte werken. Om echt resultaat te krijgen is het belangrijk om om efficiëntie te combineren met doelgerichte taken. Door continu te evalueren of iets nog bijdraagt aan het uiteindelijke einddoel, zorg je ervoor dat je dit ook zo snel mogelijk haalt.

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat het beter is om bepaalde zaken uit te stellen. Als je een nieuw product ontwikkeld bijvoorbeeld Dan wil je dit zo snel mogelijk naar de klant toe brengen. Een mooi ontwerp is leuk maar als het product niet doet wat Het belooft dan maakt het niet uit dat het er goed uitziet!

Een manier waarop je dat kan aanpakken is om het meest risicovolle eerst te doen. Zijn er bepaalde aannames die belangrijk zijn in de besluitvorming? Dan is het een goed idee om die aannames zo snel mogelijk te testen.

Je kan dit ook toepassen op de studie. Door van achter naar voren te werken, dus te beginnen bij wat je moet weten voor het examen, kan je effectief werken. Dan is het ook mogelijk om met juiste materiaal te zoeken bij de vaardigheden die je wilt ontwikkelen. Je kan dan keuzes maken om officiële lesstof te skippen of zelfs andere kennis van het internet vandaan halen die de materie iets makkelijker uitlegt

Meerdere projecten

Het is een uitzondering dat je maar één project tegelijkertijd hebt lopen. Je hebt vast projecten op het werk, je persoonlijke projecten, je huishouden en vast nog wel meer verschillende lijstjes.

Hoe pas je de Ivy methoden aan toe als je aan meerdere projecten werkt?

Simpel! Door er eerst voor te zorgen dat je projecten of hobby’s een aantal uur per week in je agenda leven, kan je per project dezelfde methode toepassen.

Doordat je tijd hebt gereserveerd in je agenda weet je zeker dat je elke week voortgang maakt op de losse projecten. Doordat je een lijstje hebt dat geprioriteerd is, weet je direct wat je kan doen in die tijdsblokken.

Let er wel op dat je niet teveel projecten tegelijk hebt lopen. Er is per project een kritieke hoeveelheid tijd nodig om iets echt af te krijgen.

Mocht je merken dat je niet genoeg voortgang maakt per project, Dan zul je of meer tijd moeten alloceren per week of een project vroegtijdig beëindigen.