Heb jij ook problemen met projecten afmaken? Begin je steeds nieuwe dingen, maar rond je eigenlijk vrijwel nooit wat af? Dat is erg jammer want de resultaten en de vruchten plukken van je werk is toch wel iets wat veel voldoening geeft. Gelukkig ben je niet alleen en zijn er genoeg strategieën om dit op te lossen.
Het lijkt een erg lastig probleem, maar als je terug gaat naar de basis dan zijn de zaken die je moet oplossen eigenlijk best wel simpel. Strict genomen kan je de probleem ruimte verkleinen tot drie basispunten.
Met deze basispunten schep je de voorwaarden waaronder je een project kan afronden.
- Nieuwe projecten afhouden of juist prioriteren
een vaste tijd allocatie en een vaste plek op je calendar. - Projecten afbakenen met de kleinst mogelijke tussen opleveringen.
Hierdoor maak je brokken op zichzelf staande resultaten continu af, wat het concept van dingen afmaken en de resultaten verzilveren versterkt. - Alle projecten hebben een hoeveelheid tijd gealloceerd
en een plaats op je agenda om aan te werken.
Met deze drie basispunten ben je er nog niet. Iedereen weet namelijk dat het bovenstaande goed is om te doen maar deze principes succesvol te implementeren heb je een strategie nodig en een setje gewoontes. De fijnere puntjes zijn altijd wat lastiger, maar naarmate je er meer van toepast des te meer resultaat je zal boeken.
Projecten afmaken door de toevoer te beperken
Het allereerst moet je ervoor zorgen dat er niet nieuwe project erbij komen. Dit kan erg lastig zijn, zeker als het gaat om nieuwe projecten binnen je bedrijf. Er zijn echter een hele hoop manieren waarop je nieuwe projecten kan afhouden. Het allerbelangrijkste is te communiceren naar degene die iets vraagt, waarom je dit project even af houdt. Geef hem of haar dan ook perspectief en wat de voorwaarden zijn of wanneer hij kan terugkomen voor een nieuw project. Even mee denken en iemand van een werkbaar alternatief voorzien kan soms ook al een hele makkelijke manier zijn om een win-win situatie te maken.
Behalve dat andere dingen over de schutting proberen te werpen, pakken we een hele hoop projecten ook gewoon zelf op. Dit kan nog lastiger zijn, je ziet iets leuks om uit te werken, of je wil een nieuwe sport oppakken, en je hebt niet door dat het door eigenlijk ja te zeggen tegen iets, dat je nee zegt tegen de lopende projecten.
Wat hierbij ook kan helpen is om een lijstje met al je grote bezigheden bij te houden en dit er bij te pakken wanneer je op het punt staat om iets nieuws te doen.
Het kan helpen om deze taken te mappen op een framework dat meer overzicht geeft. Een voorbeeld hiervan is om de urgentie uit te zetten tegen hoe belangrijk iets is. Dat stelt je ook in staat om met taken te schuiven en te herevalueren of iets echt belangrijk is.
Projecten afmaken door focus te blijven houden
Een ander belangrijk punt om taken af te maken is om focus te blijven houden houden. Hoe fijn het af en toe is om om even uit te waaieren, met focus krijg je dingen gedaan en in een afrondbare staat. Ook hiervoor zijn een aantal mogelijke werkwijzen beschikbaar.
Persoonlijk vind ik het fijn om in blokken in de ochtend te werken. Hierdoor kan je makkelijk aan de slag voordat je weerstand krijgt of de buitenwereld ook dingen van je vraagt.
Maar hoe krijg je nu focus? Dat is iets wat je moet trainen en zeker niet door te veel van jezelf te vragen. Elke keer dat je met je volle aandacht aan iets werkt, train je je focus.
Dit kan je het beste doen door te oefenen met kleine blokjes tijd en even te vieren dat het je gelukt is, zo maak je een nieuw patroon aan.
Wat je doet hoeft niet eens zoveel te zijn, zelfs niet om iets gedaan te krijgen, als het maar consistent is. Als je bijvoorbeeld elke dag begint met het schrijven van 100 woorden, dan heb je in een stuk of 10 dagen een volledige blogpost geschreven.
Daarnaast train je ook je vermogen om met aandacht aan een taak tegelijk te werken (en af te maken).
Het spel van opnieuw en opnieuw beginnen
Ik had het net al een beetje genoemd, maar het grootste gedeelte van dingen afmaken bestaat uit het continu beginnen aan de taken die je moet doen. Elke dag heeft maar 24 uur en op een gegeven moment kan je niet anders dan iets neer te leggen en later weer opnieuw te beginnen.
De truc is dus om de boel weer op te kunnen pakken zonder al te veel frictie.
Maar hoe werkt dit nu eigenlijk? Vraag is makkelijk om iets een week vol te houden kom aan maar daarna wordt het al snel saai, of je hebt geen zin. Dit zijn dingen die je voor jezelf moet gaan oplossen, maar gelukkig ben je niet alleen er zijn ook een heleboel hulpmiddelen die je kan gebruiken.
Het eerste hulpmiddel is de realisatie dat een groot project of taak eigenlijk helemaal niet zo moeilijk is. Het is altijd op te delen in behapbare stappen. Als we het voorbeeld bijvoorbeeld weer nemen van het schrijven van een boek. Een boek van 200 – 300 pagina’s klinkt heel intimiderend, maar het is goed op te delen. Zo kun je eerst een outline maken van al je hoofdstukken. Een hoofdstuk kan je weer onderverdelen in verschillende alinea’s en een alinea in hoofd en bijzinnen.
Kortom, elke stap is behapbaar.
De volgende stap is om het leuk en makkelijk te maken voor jezelf om aan die kleine behapbare stappen te beginnen. Hier komt het maken van een routine om de hoek kijken. Daar zijn hele boeken aan gewijd, maar het komt neer op dat je een bepaald patroon wil trainen.
Dit patroon train je door het te koppelen aan een vast moment op de dag, door het klein te houden en door successen te vieren. Zo kan je jezelf voornemen om elke dag na de lunch 10 minuutjes te schrijven.
Mag natuurlijk ook meer zijn, maar elke keer als je de tien minuten hebt gehaald ben je een nieuw patroon aan het trainen en dus succesvol.