Je leest het overal, één project tegelijkertijd het allerbeste. “Single tasken”, niet multi-tasken! In de realiteit is dit advies praktisch onmogelijk om op te volgen. Op je werk niet en daar buiten niet.
Daarnaast is het ook leuk om met verschillende projecten te gelijk bezig te zijn. Helemaal als je ook op die verschillende projecten resultaten kan boeken.
Maar hoe zorg je nu dat je voortgang blijft maken op al je projecten tegelijk?
Gelukkig is dat met wat denkwerk wel echt mogelijk.
De basis is te vinden in hoe jij je projecten inricht en er voor zorgt dat je consistent ermee aan het werk bent.
” Klein kort-cyclisch opleveren en consistente inspanning zorgt voor resultaat”
Verder blijft het natuurlijk ook belangrijk om niet te veel op je bord te nemen.
Consistente Inspanning
Voortgang is afhankelijk van de hoeveelheid moeite die je ergens insteekt. Of het nu sport is, werk, gezondheid of projecten die je buiten je werkt doet zijn.
Het allerbeste is als je dit op dagelijkse basis kan doen. Ook al is dit maar een half uur of een uur, als je dagelijks deze inspanning erin steekt, dan gaat het rap. Elke dag een half uurtje ergens aan werken is netto toch weer 3.5 uur in de week. Op maand basis is dat 14 uur, bijna 2 hele werkdagen!
Spelregels opstellen
Het hele spelletje is dus hoe je gemakkelijk dat half uur of uur of ander hoeveelheid tijd aan een project of taak kan alloceren (en kan uitvoeren). Hoe vaker dit lukt hoe beter je projecten gaan.
Het is wordt dus een cyclus van:
- Korte taken definiëren.
- Tijd alloceren.
- Evalueren of die tijd besteed is.
- Strategie bijstellen
- Opleveren.
Het opstellen van zogenaamde spelregels kan hierbij enorm helpen. Zelf heb ik twee projecten naast mijn dag baan als programmeur. Ik ben zelf een App aan het bouwen en ik ben deze blog aan het schrijven.
Ik heb daar zelf een aantal “spelregels” voor opgesteld:
- Op de dagen dat ik voor de baas werk, schrijf ik ’s ochtends en ’s avonds aan mijn blog. Voor het ontbijt en na het avond eten.
- Op dagen dat ik niet werk, besteed ik minimaal 1 blog van 2 uur aan mijn app
- Op zondag, na mijn fiets training bewerk en publiceer ik de blog posts die af zijn.
Dit soort regels kunnen helpen om te evalueren of een bepaald blok op de dag geschikt is. Dit kan zowel in termen van afleiding of in termen van energie zijn.
De reden waarom ik niet ’s avonds ook nog programmeer aan mijn eigen app, is omdat dat qua energie te veel wordt. Ik wil ook wat variatie!
Met deze regels weet ik zeker dat ik consistent input lever op mijn projecten.
Voor het opstellen is het dus belangrijk om rekening te houden met een aantal zaken
- Welke tijd heb ik beschikbaar?
- Heb ik energie ergens voor op dat tijdstip?
- Kan ik snel beginnen? Wat kan ik doen om de ‘opstart tijd’ te verkleinen.
- Wat is de kans dat andere dingen tussendoor komen of uitlopen). Dat zijn dan bewust of onbewust de echte prioriteiten.
Tijdblokken
Nadat je ‘spelregels’ hebt opgesteld is het handig om na te denken over welke tijdsblokken hier praktisch voor passen. De spelregels moeten ook praktisch mogelijk zijn.
Het beste is om tijdsblokken van minimaal een uur te reserveren. Hierdoor is het makkelijker om meer vaart te maken op je projecten
Dit kunnen tijd blokken zijn voor het werk, na de lunch of bijvoorbeeld na het sporten.
Zelfs als je een kantoor baan hebt kan je tijdsblokken reserveren. Voor of na de stand-up, voor de lunch of na de lunch. Je kan allemaal punten pakken die kan beschouwen als begin van een stukje werk
Op basis van je openstaande taken, de variatie die je wil en energie levels, kan je verschillende type taken in plannen.
Zo blijf je super productief.
Probeer er ook voor te zorgen dat je tijdens deze tijdsblokken niet gestoord wordt.
‘Energie’ Beheer
Gedurende de dag verschilt de hoeveelheid focus en energie die je hebt.
Om hier optimaal gebruik van te maken, is het zaak om te luisteren naar je lichaam en geest. Probeer zoveel mogelijk met je huidige energie levels te werkend. Het helpt ook als je actief aan de slag gaat met zaken die je energie voorraad omlaag halen weg te halen en vooral dingen te doen waar je energie van krijgt.
Dit is voor iedereen anders. Veel mensen hebben een “after-dinner dip”, ik heb daar zelf geen last van. Na het eten heb ik juist weer focus, dus dan plan ik zelf de lastiger taken in.
‘S ochtends heb ik zelf juist wat meer tijd nodig om op te starten, dus dan is het fijner om administratieve taken in te plannen.
Dat zijn allemaal zaken waar je op kan letten en kan gebruiken om bij te stellen.
De volgende lijst is niet compleet, maar een goed begin punt van zaken die energie kosten:
- Mening over een taak (‘geen zin hebben in’, ‘saai’, ‘moeilijk’) etc.
- Te veel cafeïne.
- Te veel koolhydraten
- Te weinig water
De volgende dingen zijn een goed beginpunt om juist meer energie te krijgen:
- Voldoende rust (slaap, meditatie of ander herstel)
- Gezonde voeding,
- Vitamine en mineralen (omega 3, magnesium, D3 en een multi vitamine)
Om zo veel mogelijk energie te hebben
Het helder hebben van hoe je energie niveaus gedurende de dag zijn en welke tijdsblokken je beschikbaar hebt, is de eerste stap
Bewust van de echte prioriteiten
Om voortgang te maken op verschillende projecten is het belangrijk dat ze ook de prioriteit krijgen die ze verdienen.
Vaak ‘zeg’ je wel van “oh dit is belangrijk dat moet gebeuren”, maar je acties laten een andere prioriteit zien. Dat is ook heel normaal, soms komt er iets tussendoor wat belangrijker is dan je side-project.
Het is lastig om hier op vooruit te lopen, maar zodra je eigenlijk aan je project had moeten werken en je pakt iets anders op, dan is het moment om even bewust hierbij stil te staan.
Hoe is dit gebeurd? Was er iets belangrijker wat uit liep? Was je energie misschien op of had je behoefte om te ‘ontspannen’?
Dit is een moment van reflectie, werken die spelregels nog die we eerder hadden opgesteld? Is het tijdsblok wat je gealloceerd had wel ideaal?
Stel je zelf de vraag, “wat kan ik de volgende keer anders doen om wel aan mijn project te kunnen werken”
Optimaliseren ‘as you go’
Er is een reden waarom veel ‘gurus’ aanbevelen om het belangrijkste als eerste in de dag te doen. Naarmate de dag vordert, stapelen alle inefficiëntie zich op. Dingen lopen uit, andere mensen hebben prioriteiten voor je die tussen door komen, je begint vermoeid te raken, etc.
Het streven is om ALLES wat je doet efficiënter te maken. Dit houdt in dat je aan dingen begint zonder weerstand en lekker doorpakt zonder afleiding.
Er zijn een paar stappen die je kan gebruiken om het beginnen snel en efficiënt te houden:
- Zorg ervoor dat je binnen 3 kleine stappen kan beginnen. Alles waar je aan wil werken, moet binnen handbereik klaar liggen.
- Wanneer je klaar bent, denk alvast over wat het volgende is wat je wil doen, en zorg ervoor dat je daar snel aan kan beginnen.
- Het vorige principe kan je uitbreiden door de vraag te stellen: “heb ik alles voor morgen wat ik nodig heb voor al mijn projecten”, “ligt dit op een beschikbare plek”
Alles heeft nu een plek. Je kan snel beginnen, de kans dat je niet gestoord wordt wanneer je aan je projecten wil werken is groot.
De volgende stap is om na te denken over de projecten zelf. Eer is heel veel wat je kan doen om de stap tot zichtbare resultaten zo klein mogelijk te maken.
Kritieke Massa
Het afronden van een project kan je vergelijken met een steen een heuvel op rollen. Je moet er een hele boel energie in steken en als je halverwege stopt, levert het je niks op. Dan rolt de steen terug en ben je weer terug bij af.
Voor een project geld exact hetzelfde. Zonder die eerste oplevering, is het eigenlijk voor niks geweest (oké, misschien heb je er wel wat van geleerd).
Als je nadenkt over hoe je de kritieke massa van een project kan beschrijven, dan kan dit in een hoeveelheid uren en doorloop tijd.
Stel een project kost je 120 uur om op te leveren. Je kan er 12 uur per week in stoppen, dan is de doorloop tijd 10 weken.
Het concept heet de kritieke massa. Je wil je project zo snel mogelijk over heuvel hebben. Zo snel mogelijk resultaat, zodat je direct de vruchten hiervan kan plukken en gemotiveerd blijft om verder te werken
Feedback mechanisme zijn essentieel
Het bouwen van een feedback mechanisme is essentieel voor je project. Een feedback mechanisme kan alles zijn van een simpel formuliertje tot het evalueren of een probleem daadwerkelijk opgelost is.
Het is in feite je compas, je GPS, je middel om te bekijken of je op de juiste weg zit. Hoe langer je hier mee wacht, hoe hoger het risico dat het project niet succesvol afgerond wordt.
Een feedback mechanisme is zelfs zo belangrijk dat het aan te raden is om hier over na te denken VOORDAT je je project start.
Functie over vorm
Functie is over het algemeen belangrijker dan vorm in eerste instantie. De nummer 1 valkuil is dingen mooi maken die niet werken en schaalvergroting op inefficiënte processen toe te passen.
Vorm komt later wel, nadat het concept bewezen is, nadat je project de eerste feedback heeft ontvangen. Zodra je weet dat je op de juiste weg bent kan je het gaspedaal maximaal intrappen
Te vroeg focussen op vorm kan de benodigde kritieke massa doen exploderen. Als je dan afvraagt waar al je tijd heen is gegaan, stond je erbij en keek je erna.
Het wiel niet opnieuw uitvinden
Een ander tijdslurper voor projecten is het opnieuw uitvinden van het wiel. De reden erachter is eigenlijk niet belangrijk, maar het is vooral omdat we denken dat iets mooier of beter kan.
Maar dit is de valkuil, het hoeft namelijk niet perfect. 99% van de tijd zit de waarden van een project niet in de losse onderdelen. Het verbeteren van één onderdeel is niet wat het project waarde geeft. Het samenspel van de verschillende onderdelen is wat de waarde oplevert.